1. Inledning

Individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter är viktig för Executive Recruitment Sverige AB  (nedan även kallat ”företaget”). Företaget ansvarar för att personuppgifter hos oss behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Vår integritetspolicy (nedan även kallad ”Integritetspolicyn”) är en samtyckeshandling och beskriver hur företaget behandlar personuppgifter, vi ber dig därför att noggrant läsa igenom vår integritetspolicy innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

2. Integritetspolicyns tillämpningsområde

2.1 För vem gäller policyn
Denna Integritetspolicy är tillämplig på individer som är kandidater, anställda, kunder, leverantörer och andra intressenter. Olika kapitel kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till företaget.

2.2 För vad gäller policyn
Denna Integritetspolicy reglerar hur företaget samlar in och behandlar personuppgifter för företagets tjänsteutbud som är uthyrning och rekrytering och annan därmed förenlig verksamhet (nedan även kallat “företagets tjänster”). Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som företaget har en affärsrelation till så som leverantörer och kunder.

2.3 När gäller inte policyn
Ibland annonseras tjänster från företaget på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av företaget själva. Företaget har inte granskat dessa webbplatser eller övriga webbplatser som innehåller länkar till företagets webbsida. Det förekommer även att företagets kunder annonserar på företagets webbplats men med direktlänk för ansökningar till kundens webbplats (där ansökningsregistreringen görs) eller till kontaktperson hos kunden (dit ansökningshandlingarna mailas). Denna Integritetspolicy är inte tillämplig på behandling av personuppgifter som sker på sådana webbplatser och företaget är inte ansvariga för personuppgiftsbehandling på webbplatser som inte är en del av företagets webbplats.

3. Behandling av personuppgifter

företagets hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till företaget.

3.1 För dig som är kandidat eller anställd

3.1.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka företagets tjänster.

företaget behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för företagets tjänster eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Det gäller även känsliga personuppgifter.

företaget behandlar arbetssökandes och anställdas personuppgifter för att kunna:

(a) tillhandahålla företagets tjänster till företagets kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av dessa;

(b) administrera vår relation till dig;

(c) hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller företagets kunder och leverantörer; och

(d) företa interna demografiska studier och optimera företagets verksamheter.

3.1.2 Personuppgifter
Genom att godkänna denna Integritetspolicy samtycker du till att företaget behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy. Om du inte samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter.

Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter företaget behandlar och hur företaget kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.

3.1.2.1 Kandidat
De personuppgifter företaget behandlar om dig som kandidat utgår från de uppgifter du själv lämnar till företaget via företagets webbplats eller genom kontakt med företagets personal för företagets tillhandahållande av tjänster. företaget kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt godkännande genom att acceptera företagets Integritetspolicy.

De personuppgifter företaget kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi,resultat från tester, uppgifter från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgifter från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro) samt uppgifter som är nödvändiga för uppföljning av företagets tjänster m.m.

För det fall du ställer upp på att bli fotograferad eller att du utan uppmaning från företaget lämnar fotografi på dig själv samtycker du till att företaget behandlar sådant fotografi.

Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.

Med anledning av att vissa av företagets kunder ställer höga säkerhetskrav på individer kan företaget i vissa fall behöva utföra bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll och/eller drogtest på dig. Sådana kontroller kan komma att innehålla känsliga personuppgifter om dig och du kommer att lämna ett särskilt samtycke innan en bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll eller ett drogtest utförs/ska utföras.

Som en del i en bakgrundskontroll kan företaget be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för företagets tjänster. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med representant för företaget och/eller företagets kund. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att behandlas av företaget. företaget kan komma att muntligen stämma av resultatet med företagets kund i syfte att kunna tillhandahålla företagets tjänster.

Det kan även i vissa situationer vara nödvändigt för företaget att inhämta ditt godkännande för att begära in kreditupplysning via externt kreditupplysningsföretag.

företaget kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter, i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.

3.1.2.2 Anställda
De personuppgifter företaget kommer att behandla om dig består av, utöver de uppgifter som angivits under punkt 3.1.2.1 Kandidat, bland annat kontaktuppgifter till anhöriga, löne- och kontouppgifter.

företaget kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att företaget ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare.

3.1.3 Sparande av personuppgifter
Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling.

De uppgifter du registrerar i din profil eller som företaget registrerar i företagets verksamhetssystem kommer att sparas så länge som ditt konto är aktivt, under pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag. Ditt konto räknas som inaktivt om du inte har loggat in på det under en sådan längre period som ger företaget skäl att tro att dina personuppgifter har blivit inaktuella, du inte har ett anställningsförhållande med företaget eller du återkallat ditt samtycke till företagets behandling av dina personuppgifter.

företaget kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

(a) uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;

(b) anställningsavtal, under innevarande år och därefter tio (10) år;

(c) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år; och

(d) kontrolluppgifter, tills dess att företagets pensionsåtaganden upphört.

 3.2 För dig som är kund eller leverantör

3.2.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen och/eller tillhandahållandet av företagets tjänster.

företaget behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för företagets tjänster och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt företaget eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.

företaget behandlar personuppgifter om kunders och leverantörers anställda för att:

(a) ni ska kunna ta del av företagets tjänster eller tillhandahålla andra tjänster till företaget;

(b) administrera vår relation till er;

(c) företaget ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden; och

(d) möjliggöra framtida affärsrelationer.

3.2.2 Personuppgifter
Genom att godkänna denna Integritetspolicy så lämnar ni ert samtycke till att företaget behandlar, i tillämpliga delar, personuppgifter om era anställda och/eller leverantörer i enlighet med denna Integritetspolicy. Ni bekräftar även att ni innan lämnandet av samtycket har fått godkännande för företaget personuppgiftshantering i enlighet med denna Integritetspolicy från samtliga berörda individer.

företaget kan även begära att individen lämnar ytterligare personuppgifter än vad som anges nedan. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.

3.2.2.1 Kunder
företaget kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av företagets tjänster samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

3.2.2.2 Leverantörer
företaget kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under punkt 3.2.2.1 Kunder och 3.1.2.1 Kandidat samt andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av företagets tjänster, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till företaget samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

3.2.2.3 Prenumeranter av nyhetsbrev och annan företagsinformation
företaget kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla kundens eller kandidatens önskan om prenumeration.

3.2.3 Lagring av personuppgifter
Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. företaget sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

De uppgifter som du som leverantör registrerar i din/era profil/profiler eller som företaget registrerar i företagets affärssystem, efter godkännande från er eller berörd individ, kommer att lagras så länge som respektive konto är aktivt eller under pågående avtalsrelation. Ett konto räknas som inaktivt om ingen har loggat in på det under en sådan längre period som ger företaget skäl att tro att personuppgifterna har blivit inaktuella eller att samtycke till behandlingen återkallats.

företaget kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i:

(a) ansöknings- och rekryteringsprocesser, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;

(b) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

3.3 Personuppgifter för marknadsföringsändamål
Det samtycke som lämnats täcker även att den information som du förser företaget med kan, av företaget, användas för marknadsföring och marknadsundersökningar för att på så vis förse kandidater, anställda, kunder och leverantörer med en bättre upplevelse och förbättra och optimera kvaliteten på företagets tjänster, genom att till exempel visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig.

I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

3.4 Användande av företagets webbplats och cookies
företaget använder cookies på sin webbplats samt i affärssystem. Cookies är små textfiler som placeras på din hårddisk närhelst du loggar in i det webbaserade systemet. Dessa filer identifierar din dator och lagrar dina val och annan data om ditt besök, inklusive spårningsanvändning i systemet och källan från vilken du till exempel ansökt på en annons.

Du kan avaktivera cookies eller välja att din dator varnar dig varje gång en cookie sänds. Detta kan du göra via din webbläsares inställningar.

4. Skyddet för personuppgifter

företaget har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. företagets anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa företagets regler för informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

5. Personuppgiftsansvarig

Executive Recruitment Sverige AB, organisationsnummer:

Drottninggatan 31, 411 14 Göteborg är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

6. företaget som personuppgiftsbiträde

företaget är personuppgiftsansvarig för företagets personuppgifter men det kan förekomma situationer där företaget inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje part. När företaget behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje part och företaget är då bundna av de instruktioner som företaget fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan företaget inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men företaget kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

7. Dina rättigheter

Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till företaget på adressen ovan, under “5. Personuppgiftsansvarig”, få besked om vilka personuppgifter som företaget behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, utplånar eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.

8. Ändringar i denna integritetspolicy

företaget förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för senaste ändring anges i slutet av denna Integritetspolicy. Om ändringar görs i Integritetspolicyn kommer dessa ändringar publiceras på företagets webbplats Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar Integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in kommer företaget att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig att på nytt samtycka till företagets personuppgiftsbehandling.

9. Kontakta oss

Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på info@executiverecruitment.se.

Datum: 8 maj 2018

Integritetspolicy RR+RS